Un "label douanier" pour mieux exporter

Chez les douaniers, il y a les « gentils » et les « méchants », de l’aveu même d’un de leurs chefs. Les contrôles font en général la Une des journaux. En revanche, l’accompagnement et les conseils aux entreprises sont encore méconnus. C’est pour faire connaître ces services que les Douanes - avec l’Union des Maisons de vins de Bourgogne - avait donné rendez-vous à la filière viticole ce mardi 24 novembre au château Corton Grancey. La direction générale des Douanes a alors remis le certificat "Opérateur économique agréé" à la Maison Louis Latour. Ce statut d'OEA consacre des opérateurs agréés par la Douane en raison de leur « fiabilité ». Il instaure une « relation de confiance » avec les Douanes, qui accordent à ces opérateurs des facilités et des avantages en termes de procédures et de dédouanement. La démarche concerne les opérateurs dont l’activité Export va au-delà de l’espace intracommunautaire. Car il s’agit en réalité d’un programme européen qui est repris dans les 27 États membres. Mais surtout, d’autres pays (États-Unis, Chine, Japon, Norvège, Saint-Martin, Suisse, Andorre…) le reconnaissent. Grâce à ces accords de reconnaissance mutuelle qu’ils ont signé avec l’Union européenne, le statut d’OEA permet de faciliter et d’accélérer les échanges avec ces pays. D’autres accords sont en vue avec le Canada, l'Afrique du Sud, la Nouvelle-Zélande, la Corée du Sud... Ce n’est donc en rien un hasard si la Maison Louis Latour a fait la demande de certification et obtenu - après audit (questionnaire, visites, amélioration process…) - ce certificat.

Simplification et compétitivité renforcées

Exportant depuis 1815, cette entreprise familiale bicentenaire réalise 75 % de son chiffre d’affaires à l’export dans soixante-sept pays différents à travers le monde. 60 % de ses volumes sont à destination des Etats-Unis, de l'Angleterre et du Japon, à l'image des moyennes bourguignonnes. Elle possède une cinquantaine d’hectare en propriété, dont la moitié sur Aloxe-Corton mais également de nombreuses parcelles classées en premier et grands crus.
« Nous adhérons à cette simplification et au choc de compétitivité », débutait Louis-Fabrice Latour lors de la cérémonie. Le président du directoire est cependant conscient que ce statut « n’exclura pas tout contrôle » douaniers, mais s’inscrit dans la suite logique de quinze ans de partenariat (statut négociant, DRM simplifié, crédits de stockage avec la communauté bancaire pour 70 millions d’€ de stock de vins…).
Surtout, il sait que ce statut d'OEA permettra à ses vins d’être « retenus moins longtemps ». Un gain précieux puisque les opérateurs économiques fonctionnent de plus en plus en flux tendus (just in time), commande, enlèvement et livraison dans la foulée. « Cela représente un avantage concurrentiel auquel nos clients sont sensibles », analyse Louis-Fabrice Latour qui a déjà évoqué ce label à ses clients internationaux.
Il n’est pas le seul à penser ainsi. Présent, François Battault, président du directoire du liquoriste Gabriel Boudier, confirme. Sa société agréée OEA depuis 2011 a ainsi pu développer son export (60 % de son CA contre 35 % en 2012). « C’est vraiment une garantie pour nos clients. On gagne des étapes ce qui nous donne plusieurs longueurs d’avance sur les autres. C’est aussi un bon travail d’introspection grâce au regard extérieur ».

Sécurité et sureté en plus de la traçabilité et qualité

Le directeur administratif de la Maison Louis Latour, Fabrice Jacquet l’expliquait auparavant lors de la visite du site d’embouteillage à Beaune : « En réalité, ces démarches ont commencé après les attentats du 11 septembre 2001 aux Etats-Unis avec le C-TPAT » (Customs-Trade Partnership Against Terrorism, similaire au certificat OEA) qui renforce le contrôle des flux d’importation aux Etats-Unis et qui oblige à sécuriser la chaîne de production toute entière. Pour obtenir cette certification, le négociant avait procédé à des investissements et aménagements (caméras, clôtures, digicodes, vigiles, locaux pour les chauffeurs…). 15 personnes travaillent sur le site et assurent la traçabilité des lots (gravage laser bouteilles, QR code palettes, étiquette capsules…) et le contrôle qualité des vins. Le tout est enregistré dans un logiciel de gestion d'entreprise (ERP). Le négociant a donc bénéficié en plus de l'expertise des services des Douanes sur ses processus.

Pour les vignerons aussi

Au bureau des douanes de Dijon, à la tête du service régional Audit, Clément Delagrange reconnaît que « c’est relativement nouveau pour la Douane de voir comment travaillent les entreprises - sans les contrôler et sans amende si ça ne va pas - pour les accompagner ». Cette cellule-conseil permet, notamment aux PME, d’optimiser les procédures douanières. Même si toutes les exploitations viticoles exportant ne seront certainement pas toutes intéressées, il n’empêche, le statut d'OEA est ouvert à tous.
« Dans 90 % des cas, les vignerons ne gèrent pas en direct, mais passent par un commissionnaire de transport comme, par exemple Hillebrand. Ces derniers, s’ils gèrent bien (archives, contacts…) ont tous les éléments. Les chefs de petites exploitations ont bien souvent toutes les réponses sur les aspects douaniers pour répondre à l’enquête de départ. Ensuite, il y a un audit sur place pour le volet sécurité notamment. C’est moins contraignant que pour des grosses structures, genre coopératives, qui travaillent en silos (différents services, NDLR) et doivent mobiliser du temps et du personnel ».
Le responsable des douanes à Dijon, Régis Cornu synthétisait pourtant les avantages du statut d’OEA : « c’est un label de sécurité et de confiance. C’est un partenariat avec les Douanes, gage de fiabilité, impliquant des contrôles allégés pour ces opérateurs identifiés. Enfin, la reconnaissance OEA allège les coûts et améliore la rapidité et donc les débouchés commerciaux ». La viticulture française a donc tout à y gagner, elle qui est le 2e poste excédentaire dans la balance commerciale de la France.

Auto-évaluation gratuite

La démarche de certification commence par l’auto-évaluation de ses processus à travers un Questionnaire d’auto-évaluation (QAE) établi sur un modèle communautaire. Ce QAE permet d’évaluer ses points forts et ses points faibles. Il peut toutefois être rempli a minima, si l'entreprise a fait l’objet d’un audit douanier de procédure simplifiée lors des six derniers mois. Il est possible d'être être assisté par la Cellule conseil aux entreprises, implantée dans le pôle d’action économique de la direction régionale des douanes la plus proche.
Le dépôt de la demande est effectué en ligne avec la téléprocédure SOPRANO accessible via Prodouane, le portail professionnel de la douane https://pro.douane.gouv.fr ou, à défaut, par courriel auprès du bureau E3* de la direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI) : [email protected].
Une demande doit être déposée par entité juridique disposant de la personnalité morale (numéro SIREN) : la demande couvrira donc l’ensemble des établissements et sites intervenant dans la chaîne logistique internationale.
Si la société exerce ses activités dans un ou plusieurs États membres, la demande doit être déposée dans l’État membre où la comptabilité principale est tenue ou, selon les termes des autorisations douanières délivrées précédemment, dans celui où elle est accessible.
Outre le QAE, la demande doit être accompagnée d’un extrait Kbis et d’un organigramme nominatif et fonctionnel de votre société.
La recevabilité de votre demande est effectuée par le bureau E3, qui désigne les Services régionaux d’audit compétents pour mener l’instruction au sein de la société. Le délai maximal de traitement d'un dossier est de 180 jours.

Comment et auprès de qui déposer sa demande ?

Deux possibilités :
1. par voie électronique via le portail pro.douane.gouv.fr Cette option nécessite au préalable l’ouverture d’un compte Pro.douane et d’opter pour le statut d’opérateur Pro.douane (création d’un compte Pro.douane certifié).
2. à défaut, par écrit en adressant la demande à l’adresse suivante :
Cellules Conseil aux Entreprises - Pôle d’action économique à la Direction régionale des douanes et droits indirects à Dijon ; tél. : 09.70.27.64.12 ; fax : 03.80.58.20.47 ; courriel : [email protected]
Le dépôt de la demande par voie électronique, via le portail Pro.douane, est recommandé car il permet de suivre en ligne l’évolution de son traitement.
Documents nécessaires au moment du dépôt :
- formulaire de demande (en ligne ou papier) ;
- questionnaire d’auto-évaluation (QAE) ;
- organigramme nominatif et fonctionnel des principaux responsables (contenant les noms + prénoms) ;
- Kbis récent (idéalement moins de 3 mois).

Comment se déroule l’audit de certification ?

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Dès que la demande est jugée recevable par la direction générale des douanes et droits indirects, un service régional d’audit (SRA) est désigné, voire plusieurs si nécessaire. Un calendrier est fixé avec les auditeurs pour déterminer les rendez-vous. Seuls sont audités les sites où il existe une activité douanière (dédouanement, stockage de marchandises tierces ou en attente d’exportation). L’audit douanier est basé sur l’examen de l’organisation interne de l’entreprise et des processus utilisés (comptabilité, dédouanement, informatique, transport, logistique, sécurité et sûreté). Les auditeurs évaluent en particulier la qualité de la formalisation des procédures et les contrôles internes mis en place pour en assurer le respect.
Quels que soient le certificat demandé et la taille de votre entreprise, un délai de préparation de 9 à 12 mois est à prévoir. Une fois la demande déposée, le délai de traitement dépend de la nature du certificat sollicité, du nombre de sites à visiter, de la taille ou de la complexité de l’entreprise, de la disponibilité des SRA, mais aussi parfois de la disponibilité et de la réactivité des intervenants (présence impérative des responsables des services concernés, mise à disposition ou transmission de la documentation demandée ou requise). La législation communautaire oblige les douanes européennes à se prononcer sur toute demande déposée dans un délai maximum de 180 jours à compter de la date de réception de la demande complète.

Quelle est la durée de validité de votre certificat ?

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La validité du certificat est permanente. Les exigences liées à votre certification seront régulièrement auditées. Un audit pourra également être réalisé en cas de modification importante dans la structure ou l’organisation de votre entreprise, changement dont vous devrez informer les autorités douanières.